Az időbeosztás szabadsága
Az igazi távmunka lényege nem a bárhol, hanem a bármikor
Az emberek fáradtak a karanténban: emocionálisan kipurcantak. Egész nap ülnek ugyan, de villogó köröket néznek csak a virtuális meeting szobákban, ahogy fel se állnak, mert nem bírja a vezeték, vagy a WiFi — kivéve, ha a gyerek ugrál a nyakukon, mert az iskola gyerekmegörző funkciója teljesen, pedagógiai funkciói pedig részlegesen szünetelnek.
A UXStratégia egy sváb cég, hiába alapítottuk Magyarországon: a sváb értékrendben az idő sokkal előbbre van a pénznél, méghozzá az idő elköltésének szabadsága. Ezért ugyan távmunkában vagyunk, voltunk mindig is, az “átállás” pedig önmagában döccenés nélkül lezajlott (tényleg annyi a különbség, hogy nem megyünk ki az ügyfélhez), de azt látom, hogy más helyeken nem sikerült megérteni a távmunka lényegét.
Ha ott a család, kevés az akusztikus tér, az emberek nem fognak egyszerre ráérni — sem családban, sem cégen belül
De nem is kell! Nekem is napokba került amire magamra találtam: hisz a linuxot 30 éve fejlesztik távmunkában, máskor ráérő emberek, önkéntes alapon!
Mi az, amit a:
- Mozilla
- Wikipedia
Önkéntesei vagy épp a
És a többi modern cég tud, de a magyar cégek nem?
Hisz a saját cégem is kevesebb mint heti egy meetinget tart, mégis általában kész vagyunk időre mindennel.
Alapvetően 3 mintát lehet észrevenni a távmunkás vállalatoknál:
- Nincsenek hetinél sűrűbb meetingek és heti kevesebb mint fél nap zajlik online találkozókon
- Van egy közösen szerkesztett kézikönyvük (wikipédiájuk)
- Erősen feladatkezelő-orientáltak
- A transzparencia érdekében szinte minden nyitott mindenkinek
Ne meetingelj állandóan!
Amikor én projektmenedzsmentet tanultam, a meeting maximális hossza 40 perc volt. Nem csak a hosszt, de a sűrűséget sem sikerült beállítani, mert a napi 15 perces standup helyett komplett, órás standupok vannak, és utána is meeting meeting hátán sok helyen.
A meetinggel az a baj, hogy sok embernek kell egyszerre egy (virtuális) térben tartózkodni — ez megöli a távmunkát
Na de akkor mi marad? Hogy követjük, ki hol tart, mi történt?
Írj le mindent
Az emberiség történelmében mai napig az írás az egyetlen jól skippelhető, olcsón létrehozható rögzítési formátum. Ez az, amit a leggyorsabban be lehet fogadni. Hiába találták fel a videót:
A távmunka alapja az írásos kommunikáció — de nem a Slack
Azaz le kell írni:
- mit akarsz a meetinggel
- mi történt a meetingen
- mit gondolsz dolgokról
- kinek mi a feladata
Sőt, ha ennyi mindent leírtál, általában kiderül, nem is kell meeting.
A chat beszélgetés, nem írás
A chat bár írásosnak tűnik, valójában közelebb van a beszédhez: nem fogsz megtalálni benne semmit, bár így az ötödik héten erre valószínűleg mindenki tapasztalati úton is rájött.
A rosszabb, hogy ha valaki nem volt ott, amikor a kérés vagy információ elhangzott, amire a gépéhez ér, már arrébbgördültek a dolgok.
Ezért a legtöbb távmunkás cég “utálja” a slack-et: túl szinkron.
Használj ehelyett valamilyen wikit!
Mi Confluence-t használunk időtlen idők óta. Van aki Notion-re, más a Threads-re esküszik, de olyan is van, aki GitLab wikit használ, a Wikipedia természetesen saját magát.
A mindenféle sharepoint/onedrive/google drive/nextcloud rendszerek fájltemetők, nem alkalmasak az írásos dokumentáció rögzítésére. Amit eddig wordben rögzítettél, azt tedd a wikibe!
Írásos kultúra: nem emlékeztető, kézikönyv
Minden remote cég wikije előbb-utóbb tartalmaz olyan bejegyzéseket, amik a HOGYAN-t tartalmazzák. Bár sokan vádat kap ez a gyakorlat, miszerint “mikromenedzsment”, szerintem nincs baj a HOGYAN leírásával, ha az
- egy konszenzuson alapul,
- rendszeresen felülvizsgálják
- arra használják, amire való — szamárvezetőnek, nem törvénykönyvnek.
Használjatok projektmenedzsment eszközt
Most a Jira kis csapatoknak ingyenessé vált — pilótavizsgás, de nem tudom egyik másikat se őszintén ajánlani, most bukott be épp az egyik projektünkben a Trello.
Mások erre Threads -et vagy épp Doist-ot használnak.
A “használj” ige nem azt jelenti, hogy “legyen az is feltelepítve” — azt sajnos tényleg naponta használni, kezelni kell.
Megkérni valakit = taszkot adni a projektmenedzsment eszközben
Bármikor, amikor azt szeretnéd, hogy egy másik homo sapiens sapiens egyed valamit csináljon amit amúgy nem csinálna, ezt a projektmenedzsment eszközben rögzítsd! Erre van. Ez az, amivel el tud kezdeni dolgozni, amikor te már nem vagy ott (mert mondjuk alszol)
Legyen minden szükséges információ a feladaton
A kommunikáció legyen feladat-orientált! Ez nem csak azt jelenti, hogy legyen elsősorban feladat, hanem a feladattal kapcsolatos dolgokat a feladaton (és ne a meetingeken vagy chaten) beszéljétek meg, azaz
- A feladaton kommunikáljatok, kommenteljetek
- A feladatra linkeljétek az összes háttérinformációt
A feladatkezelésnek legyen állapota, folyamatai
Nyilván ideális helyzetben a cég minden csapata feltérképezte a saját “value stream”-jét, értékfolyamát, de ez ritka. Egy átlagos projektmenedzsment tábla annyiból áll:
- megcsinálandó (todo)
- csináljuk (doing)
- kész (done)
Tipikusan bejönnek a szokásos “csináljuk-folyamatban-kész” mellé a távmunkára jellemző állapotok
- valaki bedobta (inbox)
- tisztázásra vár (clarificaton needed)
- átnézésre vár (review needed)
Mindig egy és pontosan egy felelőse legyen a feladatnak
Konzultálni a fél világgal lehet, de pontosan kell hogy tudni lehessen, kin áll a feladat.
Az ötletek legyenek a feladatkezelőben!
Hirtelen, hidegzuhanyként jönnek a döntések? — ez azért van, mert nem tudsz róluk, amíg nincsenek bejelentve!
Ehhez az kell, hogy ha bármilyen ötlet felmerül, azt úgy kezelitek, mint egy feladatot, és feladatorientált kommunikációt folytattok róla, azaz ott kommenteltek.
Döntések emoticonokban, de kommentekkel
Ha valaki valamit támogat, az elég a lájk, de nem véletlenül nincs a facebookban diszlájk, ugyanis
⛔️ nem illik valamit indoklás nélkül nem támogatni.
✅ de természetesen létezhetnek más megoldások is
Legyen nyílt az összes kommunikáció!
Hidd el, akinek nem kell az információ, nem keresi. A személyes adatokat és néhány marketing adatot kivéve nem igazán tud a konkurencia se mit kezdeni az adataiddal, a munkatársaid pedig pláne. Senkinek nem lesz ideje arra, hogy azzal foglalkozzon, hogyan kémkedjen a cégen belülről, ellenben:
Az, hogy nem lehet gyorsan hozzáférni egy információhoz amikor épp kell, sokkal több kárt okoz, mint az ipari kémkedés okozhatna
Hidd el, a Google-ben nem azért lehet hozzáférni mindenkinek mindenhez, amit csak a GDPR megenged, mert jófejek! Ez egy tisztán pénzügyi matek. Majd ha több pénz felett csücsülsz, mint a Google, lehet érdemes lesz levédetned belül a dolgokat, addig viszont talán pont azért nem vagy ott.
Szóval ami csak lehet, legyen nyitott a cégen belül — ideértve az ötleteket, döntéseket!
Mire való az élő kommunikáció akkor?
Az élő kommunikáció alapja az érzelem. Ez az, amit az írásos kommunikáció nem tud, nem is akar átadni olyan jól.
Az élő kommunikáció elsődlegesen 1–1
Kapcsolatok emberek közt vannak. Egy gyors hívás néha egyszerűbb, de ennek is inkább érzelmi, semmint szakmai okai vannak.
A meeting szerepe a kocsma, nem a munka
Közösséget muszáj építeni és fenntartani most is, de ez elsősorban a közös teázást-kávézást-ebédelést-sörözést kell, hogy jelentse, nem pedig a közös munkát.
Ez egy kultúraváltás, az nehéz
Sokminden kell ahhoz, hogy ez megvalósuljon:
- Felkészült emberek
- Véggigondolt folyamatok
- Dokumentáció és bürokrácia
De a végén megéri.
A UXStratégia már évek óta így működik, és azt hiszem, ez az egyik legnagyobb vonzereje: nem feltétlenül heti 40 óra munkát dolgozunk (sőt, inkább többet), de ez a hét folyamán kényelmesen elosztható.
