A kollegák kissé idegesek: stratégiai meetingre készülünk. Én igyekszem úgy tenni mint Schumacher, és gyorsan venni a kanyarokat: láttunk már ilyet, be kell venni őket. Na de mi is az a stratégiai meeting, és mire kell készülni?
Taktikai vs stratégiai meeting
Stratégiai meetingre akkor van szükség, ha
- nincs közös kép a jövőről
- nincsenek ismert stratégiák és stratégiai alternatívák
- nem egyértelmű, mi alapján lehetne ezek között dönteni
Mi egyszerű helyzetben vagyunk, mert mindhárom egyszerre fennáll, ami miatt sokakat a szívroham kerülget, holott a folyamat is egyértelmű:
- Tereld az embereket közös megértésre
- Dolgozzatok ki (prototipizáljatok) irányokat, és vitassátok meg
- Találjátok ki, mi alapján lehetne dönteni
- Tervezzétek meg, hogyan juttok a döntéshez szükséges infókhoz
Persze ez így leírva könnyű, na de:
Mi is kell egy stratégiai meetinghez?
Offsite, élő
Covid ide vagy oda, a stratégiai meetinget nem a megszokott körülmények közt illik tartani. Rendszerint valami „csapatépítő” szerű dolog része, csak épphogy leginkább józannak kell hozzá lenni.
Ez amúgy Magyarországon sokszor probléma, de most olyan helyre megyünk, ahol ez kevésbé várható szerencsére (azért óvatosan rákérdeztünk).
A legfontosabb az, hogy a napi dolgoktól távol kell lenni, rádiócsend, nem lehet közben emaileket irogatni meg telefon meetingeket tartani – emiatt aztán persze nagyon pörgősre is kell tervezni, és jellemző, hogy csak analóg eszközöket használunk (post-it).
Fókuszáld a célt
Egy ilyen 1-2 napos eseményen nem lehet megváltani a világot (mint említettem, ez nem az alkoholos változat, ahol ez egy idő után organikusan megtörténik). Nem is érdemes: reálisan egyetlen nagyobb célnak lehet a szükséges elemeit kidolgozni. Szóval ki kell találni, miért is kérünk egy rakás fontos embert arra, hogy két napig csak ránk figyeljen.
Ismerd és válogasd meg a résztvevőket
A stratégiai meeting ideális létszáma 4-8 fő. Ennél kevesebb nem feltétlenül jut olyan döntésre, amit keresztül tud vinni a szervezeten (vagy épp pont hogy könnyebben jut egyetértésre formalitások nélkül is), többet viszont nehéz koordinálni.
A stratégiai meetinget egy kutatás vezeti fel: ez mind interjúkat, mind kérdőíveket jelent a résztvevőkkel, valamint a döntéshez szükséges egyéb információk (akár piackutatás, akár „asztali” kutatás) beszerzését. Ez rendszerint több idő és energia, mint amennyi maga a meeting, de enélkül meg se érdemes szervezni.
Az interjúkkal megismerjük az egyes szereplők érdekeit, hátterét, gondolatait, és a külön-külön interjúzással már eleve fel tudunk készülni egy rakás potenciális konfliktushelyzetre.
Értsd meg, építsd fel, majd mozgasd át a kereteket
A szervezet általában azért van megakadva, mert az egyes szereplők más keretekben gondolkoznak az adott problémákról – és a feladat pont az, hogy ezen kereteket egybehozzuk.
Hirtelen, erőszakosan nem lehet megváltoztatni kereteket, azokat szépen, óvatosan kell egymásra mozgatni. Ehhez persze ismerni kell, mik eleve a keretek, és tudni kell kreatívan újakat definiálni – jórészt még a workshop előtt.
A legtöbb workshop gyakorlatnak az lesz a célja, hogy a közös kereteket megtaláljuk.
Nem lehet sok kerettel dolgozni – a végére 1-2 maradhat csak, hogy még átlátható legyen a rendszer, és szinkronban maradhasson. Ideális esetben csak egy marad.
Legyen élmény!
Végül pedig, maga az esemény élményszerűen kell, hogy működjön, hisz valahogy el kell érni azt a lendületet, amely az egész folyamatot életben tartja és segíti a végig vitelét
A workshop mindig csak a kezdet
Ahogy említettem, 1-2 nap alatt nem váltunk világot: viszont ennél tovább nem lehet embereket kinn tartani a megszokott környezetükből, így muszáj, hogy végiggondoljuk, hogyan lesznek az eredmények végig kezelve. Valószínűleg az át nem beszélt, vagy épp kiesett tételeket projekt szerűen fel kell dolgozni, és az is elképzelhető, hogy kisebb, rövidebb, immáron nem élő workshopot kell tartani a most már valamelyest összeszokott felek közt.
Minden jó ha a vége jó – de a vége gyakran fél éves, éves távlatban van. Ilyenkor ismerkszik meg, mennyire is volt jó a stratégiai meeting.
Gyere tanfolyamra!
Ilyen és ehhez hasonló dolgokról beszélek májusban, minden kedden este 6-8 közt zoom-on, a Dizájnpolitológia tanfolyamunk gyakorlatain.
